Les exigences légales en matière de signature électronique pour les factures électroniques transfrontalières

Face à la mondialisation croissante des échanges commerciaux et l’essor du numérique, les entreprises sont de plus en plus amenées à recourir aux factures électroniques transfrontalières. Si cette dématérialisation offre des avantages certains en termes de rapidité et d’efficacité, elle soulève également des questions d’ordre juridique concernant la signature électronique et son cadre légal. Cet article vous propose un tour d’horizon complet sur le sujet.

La signature électronique : définition et principes

La signature électronique est un procédé permettant d’apposer sur un document numérique une marque distinctive et unique qui atteste de l’identité du signataire, de son consentement et de l’intégrité du document signé. Elle repose sur des technologies de cryptage qui garantissent la sécurité des informations contenues dans le document.

Ce procédé répond à trois principes fondamentaux :

• L’identification du signataire : la signature doit permettre d’établir avec certitude l’identité de la personne qui appose sa marque sur le document ;
• Le consentement du signataire : la signature doit témoigner de l’accord explicite de la personne concernée quant au contenu du document ;
• L’intégrité du document : la signature doit garantir que le contenu du document n’a pas été modifié après l’apposition de la marque.

Le cadre légal de la signature électronique

L’Union européenne a été précurseur en matière de régulation des signatures électroniques avec l’adoption, dès 1999, d’une directive sur les signatures électroniques avancées. Cette directive a été ensuite remplacée par le règlement eIDAS en 2014 (entré en vigueur en 2016), qui vise à harmoniser et renforcer les exigences légales pour les signatures électroniques au sein de l’UE.

Ce règlement distingue trois niveaux de signature :

• La signature électronique simple, qui consiste simplement à apposer une marque numérique sur un document (par exemple, une image scannée de la signature manuscrite) sans garanties particulières quant à l’identification du signataire ou l’intégrité du document ;
• La signature électronique avancée (SEA), qui répond aux principes d’identification, consentement et intégrité mentionnés précédemment et repose sur un certificat délivré par un prestataire qualifié agréé ;
• La signature électronique qualifiée (SEQ), qui constitue le niveau le plus élevé de sécurité et bénéficie d’une présomption de validité juridique. Elle est basée sur un dispositif sécurisé de création de signature fourni par un prestataire qualifié.

Au sein de l’UE, le règlement eIDAS garantit la reconnaissance mutuelle des signatures électroniques entre les États membres. Cependant, en ce qui concerne les factures électroniques transfrontalières avec des pays hors UE, des accords bilatéraux ou multilatéraux peuvent être nécessaires pour assurer la validité juridique des signatures.

Les exigences légales pour les factures électroniques transfrontalières

En matière de facturation électronique transfrontalière, il est essentiel de respecter certaines exigences légales afin d’assurer la validité et l’opposabilité de la signature électronique. Parmi ces exigences figurent notamment :

• Le respect du cadre légal applicable dans les pays concernés par la transaction : il convient de vérifier que les dispositifs de signature électronique utilisés sont conformes aux régulations nationales et internationales en vigueur ;
• L’utilisation d’une signature électronique avancée ou qualifiée, en fonction des besoins et des contraintes spécifiques à chaque situation ;
• La vérification de l’authenticité et de l’intégrité du document signé : il est indispensable de s’assurer que les informations contenues dans la facture n’ont pas été modifiées après l’apposition de la signature ;
• La conservation sécurisée des preuves liées à la signature électronique : il est recommandé de conserver un ensemble d’éléments (tels que le certificat de signature, les horodatages ou les traces d’audit) permettant de démontrer la validité et l’intégrité du processus de signature.

En résumé, la signature électronique est un outil incontournable pour les entreprises qui souhaitent se lancer dans la facturation électronique transfrontalière. Il est essentiel de maîtriser le cadre légal applicable et de mettre en place des dispositifs de signature électronique conformes aux exigences légales en vigueur, tant au niveau national qu’international.